Archive for November, 2006

如何组织好一次讨论形式的会议?

首先,因为我们这次会议需要与会人提前准备好材料,为了确保我们大家在讨论时能遵循相同的形式,需要大家在提交材料时描述问题的方法也尽可能一致,因此我们提前召开了一个小会和所有与会人简单介绍一下开会的目的和需要大家准备什么样的材料,比如我准备了这样的图来说明我的目的:

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其次,在会议开始前收集好大家的问题列表,做为会议主持要先了解一下大家将要讨论的内容,因为会议过程中我可能没办法只专心于听大家对问题的阐述.提前把我对各个问题的想法写下来,方便之后的讨论.

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最后,针对这次会议,我们交待一下开始的方式,下面我们按照整理好的列表,大家顺序对自己的问题做讲解,把你的问题描述清楚,把你自己的分析和解决方法说明一下,在他讲完之后其它人对于他的问题说明自己的想法,请大家一定注意在讨论的过程中避免多个人一起讲话的情况,会议主持和纪录都由我来负责,会议的进行主要由你们大家来推进,我的工作主要是引导大家尽量不要偏离主题,同时我会把大家讲的话有重点的记录下来,好,我们可以开始了.

PS:会议结束之后,负责会议记录的人需要将整理好的问题列表发回给每个与会人,以便大家确认是否记录有误.

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